Come Scrivere una Mail di Lavoro Corretta

Stando ai numeri, il tempo che occupiamo per la gestione delle email quando ci troviamo al lavoro è tantissimo, e la situazione peggiora se comprendiamo anche il disturbo e le distrazioni che arrecano all’attività che stiamo svolgendo.

Che cosa fare allora? Ecco 10 modi per gestire, leggere ed evadere la posta elettronica in maniera efficiente

Guardate la casella di posta 2 volte al giorno, una la mattina e una al pomeriggio. Non c’è bisogno di controllarla cento volte al giorno!
Individuate il 20% delle email che ha la priorità, posticipate il resto;
Create una cartella con “Risposte del giorno X”, così potrete prendervi del tempo per pensare bene alla risposta nel caso si tratti di questioni delicate;
Non c’è bisogno di rispondere a ogni email. Talvolta, non rispondere è già una forma di risposta;
Create dei modelli se vi capita di rispondere spesso a email dello stesso tipo;
Leggete solo le email importanti. Organizzatele per cartelle in modo da trovarle subito quando avrete il tempo per farlo;
Organizzate le email per categorie. Usate cartelle, etichette e una struttura gerarchica che possa facilitarvi;
Usate i filtri, che vi dividano automaticamente la posta;
Datevi un tempo massimo di 2 minuti per rispondere;
Siate spietati e cancellate l’iscrizione dalle newsletter che non leggete.

Dopo aver capito che cosa fare per limitare il tempo di gestione delle email e soprattutto per sbarazzarsi di quelle poco importanti, che cosa bisogna fare invece per scrivere bene un’email di lavoro?

Oggetto, è questa la parte più importante di una email, che ne definisce l’argomento e lo scopo. È qui che farete capire che cosa volte e preferibilmente in quanto tempo;
Link, attenzione a non inserirne troppi nel corpo della email, perché i link hanno il potere di spostare il lettore dalla email alla navigazione Internet, facendogli in qualche modo perdere il focus. Per questo, inseriteli quando sono indispensabili alla comprensione del testo, ma in calce all’email;
Allegato, insieme a oggetto e link, sono i pilastri della posta elettronica. Vanno inseriti avendo cura di anticiparli con due righe di spiegazione e spaziati tra di loro o indicati con il grassetto. Per capire come procedere, pensate alla vostra email come a una pagina del Web, che si costruisce cioè attraverso una struttura gerarchica precisa;
Copia e copia nascosta, mettete in copia solo le persone effettivamente interessate all’oggetto della email e per quanto riguarda la copia nascosta… è uno strumento delicato da usare con parsimonia!
Rispondi a tutti, se vi arriva una email in cui ci sono in copia altre persone, non dimenticatevi di procedere con il “rispondi a tutti” perché è segnale che la conversazione va condivisa;
Emoticon, fatta eccezione per le email strettamente formali, è possibile un uso ponderato delle emoticon. Esse infatti fanno le veci della gestualità e del linguaggio non verbale che manca al testo scritto e possono smorzare o inquadrare meglio i toni di ciò che diciamo. Limitiamoci tuttavia alle più conosciute per un massimo di due per email;
Quando non inviarla, se il testo non vi convince, se sentite che qualcosa potrebbe andare storto non rifugiatevi nelle emoticon, e – soprattutto quando la email è rivolta a colleghi o persone che potete vedere facilmente o sentire telefonicamente – vagliate l’ipotesi di parlare a voce. Eviterete spiacevoli fraintendimenti e le persone interessate apprezzeranno il vostro gesto.

Caratteristiche dei Nuovi Laureati

Forse è davvero finita l’era dei giovani italiani “parcheggiati” stancamente all’università, eternamente fuori corso e lontani dalla laurea e da uno sbocco nel mondo del lavoro. La crisi ha rapidamente modificato lo scenario e i nostri studenti appaiono molto più determinati a completare in fretta e nel modo migliore il percorso di studi. Non che le occasioni per un posto di lavoro in Italia si siano all’improvviso moltiplicate, anzi, ma è mutato significativamente l’approccio degli studenti con il cammino universitario.

Almalaurea è un consorzio che rappresenta il 78% dei laureati del nostro Paese e cerca di indirizzarli al lavoro mediando con le istituzioni e le imprese. Nel suo rapporto traccia l’identikit di quello che è attualmente il laureato in Italia: è più giovane, conosce meglio l’inglese ed è disposto a fare un’esperienza professionale lontano da casa, preferibilmente all’estero. Insomma, sembrerebbe un laureato che somiglia molto più di prima ai suoi colleghi europei. Dal 2004 infatti, l’età media del laureato italiano si è abbassata di quasi due anni, da 26,8 a 24,9. Ma sorprende ancora di più il fatto che se nel 2001 gli studenti in regola con il percorso degli esami erano circa il 10%, oggi sono oltre il 40%.

Che sia cambiato proprio il feeling con l’università è dimostrato dal dato della frequenza alle lezioni, considerato che il 68% degli studenti segue oggi almeno i tre quarti degli insegnamenti previsti. Sono decisamente cresciute, inoltre, le esperienze con l’Erasmus, quelle con il tirocinio e lo stage all’estero, persino le trasferte e il trasferimento di residenza per ragioni di lavoro. Anche perché ormai sette laureati su dieci hanno un buon livello di conoscenza dell’inglese. Infine (purtroppo non potrebbe essere altrimenti) i neo laureati sono tutti maggiormente disponibili alla flessibilità lavorativa, al part-time e ai contratti a tempo.

In un quadro generale in cui la disoccupazione continua a crescere e si fa preoccupante anche il numero dei cosiddetti “neet”, cioè dei giovanissimi che non lavorano e non fanno formazione, i numeri di Almalaurea sono confortanti, soprattutto in chiave prospettica, se la ripresa cominciasse davvero e l’emorragia di posti di lavoro dovesse arrestarsi.
I ragazzi italiani oggi sanno che non c’è lavoro per tutti e di conseguenza la concorrenza è molto alta. Quindi, arrivare prima, più preparati e con esperienze extracurriculari, diventa fondamentale. Sanno anche che i bilanci familiari non sono più quelli di un tempo e i soldi investiti per la loro preparazione universitaria non vanno sprecati. E, nonostante il calo delle immatricolazioni negli ultimi dieci anni (-17%), non è andata smarrita la consapevolezza che la laurea sia ancora la garanzia migliore in un mercato del lavoro in grande difficoltà.

Trovare o Creare Lavoro

Trovare lavoro può trasformarsi in creare un lavoro. Vediamo come in 4 passaggi.

Farsi le domande giuste
Che cosa succederebbe se invece di “Che lavoro posso trovare oggi” ci chiedessimo “Che lavoro posso creare oggi”? E se invece di “Come posso fare un sacco di soldi” ci chiedessimo “Come posso fare qualcosa che mi renda felice” o ancora “Come posso fare qualcosa a lungo termine”? Probabilmente si attiverebbero nuove connessioni e idee. Per guidare la vostra ricerca di lavoro, potete cominciare allora con un question storming, farlo per un periodo di tempo vi porterà a prendere in considerazione nuovi percorsi e nuove esigenze.

Un nuovo lavoro per davvero
Tempo fa, un’azienda ha coniato lo slogan job to be done come parte di una metodologia volta a studiare gli effettivi bisogni delle persone e a risolverli creando un lavoro. In questo modo facevano investimenti per costruire nuove attività.
La stessa tecnica la si può usare per la propria ricerca di lavoro; in qualche modo basta spostare l’attenzione da “il lavoro che voglio” a “il lavoro di cui c’è bisogno”. In base ai vostri studi e alle vostre attitudini, soffermatevi a studiare e analizzare i comportamenti delle persone che utilizzano i servizi di vostro interesse e provate a scoprire di quali nuove funzionalità, di quali nuovi prodotti c’è bisogno. Quella è una delle strade da percorrere per crearsi il proprio percorso professionale.

Il network per creare lavoro
Il Web, lo abbiamo visto, permette oggi di crearsi una rete di contatti utili anche nella ricerca di lavoro. Ma il networking di rottura prevede di confrontarsi anche con persone che non sono nel vostro settore; vi restituiranno nuove idee e punti di vista diversi, potrete avere un riscontro su bisogni e osservazioni interessanti. Il tutto si tradurrà in una maggior consapevolezza su come migliorare la vostra idea di partenza.

Fare cose nuove e smettere di fare quello che hai sempre fatto
Un’altra strada da percorrere è la sperimentazione. Provare cose nuove può non portare a un nuovo lavoro nell’immediato, ma può servire a sviluppare nuove competenze, a conoscere nuove persone, a entrare all’interno di nuovi processi.
Un esempio? Se avete puntato un’azienda, o avete già un colloquio programmato, provate ad acquistare un loro prodotto o a utilizzare un loro servizio: vi darà un’idea più precisa dell’azienda stessa e magari un’intuizione su un “lavoro di cui c’è bisogno” da proporre e per il quale proporsi.

Cose da non Scrivere nel Curriculum e nella Lettera di Presentazione

Se state cercando lavoro probabilmente avete visto e rivisto più volte il vostro curriculum e la lettera di presentazione aggiungendo esperienze e competenze, adattandoli e ottimizzandoli alla ricerca del “testo perfetto”.
Ma avete mai pensato che le migliori modifiche possono derivare da ciò che togliete?
Come leggiamo su Resumebear, mediamente curriculum e lettera di presentazione sono pieni di frasi obsolete, sostanzialmente prive di significato e che occupano spazio prezioso. Ogni singola parola dovrebbe mettere in evidenza il vostro talento. Se non lo fa, allora non dovrebbe trovarsi lì. Afferrate una penna rossa, e bandite queste parole dal vostro curriculum per sempre.

L’obiettivo della mia carriera è. In alcune lettere di presentazione appaiono frasi blasonate come questa: “il  mio obiettivo è ottenere una posizione che valorizzi le mie competenze, nonché lavorare in un ambiente stimolante che promuova la crescita”. Questa espressione è inefficace. La lettera deve attirare l’attenzione dei recruiter evidenziando gli obiettivi già raggiunti piuttosto che ciò che si spera di fare nella prossima posizione lavorativa.

Esperto. Si può essere davvero esperti in qualcosa solo dopo che aver svolto e approfondito la stessa attività o competenza tutti i giorni in almeno 10 anni. Eliminate questa parola (o, perlomeno, sostituitela con “specialista”) e siate più dettagliati, concentrandovi su cosa sapete fare e non su “quanto” lo sapete fare.

Eliminate anche “provetto”, “portato per”, “versatile”

Non basta dire a chiare lettere che siete competenti, capaci, preparati: è meglio elencare i progetti già realizzati che ritraggono le vostre buone qualità in concreto piuttosto che affermare semplicemente di averle.

Eliminate anche “persona”, “gente”, “orientato al cliente”

Dinamico. Un discorso non molto diverso vale anche per questo termine abusato. Se è vero che i curriculum hanno lo scopo di evidenziare le vostre migliori caratteristiche, alcuni tratti della vostra personalità è meglio che siano lasciati al giudizio di chi deve valutare la vostra possibile assunzione. Quando si tratta di curriculum e lettere di presentazione, inserite sempre un “contenuto quantificabile”, mostrando risultati tangibili e successi, e attendete che sia il colloquio a dimostrare il vostro dinamismo, entusiasmo o energia.

Eliminate anche “energico”, “entusiasta”

Insomma, nell’attuale mercato del lavoro, con un numero crescente di persone che aspirano a ricoprire le medesime posizioni professionali, ci vuole più di una lista di aggettivi o frasi standardizzate per invogliare un’azienda a convocarvi per un colloquio. Risulta essere possibile partire da modelli, come questo modello di curriculum e i modelli di lettera di presentazione presenti su questo sito, che devono però essere personalizzati. Quindi, date un tocco di personalità alla lettera di presentazione e al curriculum, sforzandovi di trovare parole non inflazionate e generiche e assicurandovi che ognuna di esse stia “lavorando” sodo per il vostro successo.

Soddisfazione dei Dipendenti e Produttività delle Aziende

Se in azienda vi fanno partecipare a una roulette russa con le uova, non preoccupatevi. I vostri datori di lavoro non sono impazziti, ma probabilmente stanno puntando molto sul benessere fisico e psicologico dei propri dipendenti e quindi hanno inserito occasioni di svago nei normali cicli lavorativi.

Risulta essere quello che accade, ad esempio, agli impiegati delle compagnie assicurative del gruppo britannico Admiral, che in organico ha una sorta di “ministro del divertimento” che si aggira negli uffici cercando di coinvolgere i dipendenti proprio in momenti di svago e ironia. Il “fattore F” (felicità) sta diventando nel mondo sempre più importante ai fini della crescita delle performance professionali in azienda. Fattore in base al quale se le persone vivono bene sul posto di lavoro, sono molto più utili. A quanto pare, infatti, i dipendenti “felici” hanno una produttività del 31% superiore a quella media, vendono il 37% in più e sono tre volte più creativi di quelli che si ritengono “infelici”. Succede infatti che i dipendenti “felici” si ritrovino con un 20% di tempo in più per lavorare a piacimento su qualcosa e magari per scovare novità e soluzioni diverse.

C’è persino chi si prende la briga di stilare una classifica delle aziende con i migliori ambienti di lavoro. In particolare, posti di lavoro in cui i dipendenti hanno fiducia delle persone per cui lavorano, sono orgogliosi di ciò che fanno e si divertono con le persone con le quali lavorano. Si tratta di Great Place to Work, un istituto internazionale che da anni crea, studia e accredita gli ambienti di lavoro eccellenti. Nella sua ultima graduatoria, Microsoft (pur avendo perso la leadership a livello mondiale secondo la rilevazione precedente) è risultato il miglior ambiente di lavoro in Europa. Le altre sono, appunto, Admiral e NetApp. In sintesi, sono aziende che puntano alla felicità dei lavoratori, cioè alla flessibilità, all’equilibrio dei tempi tra casa e lavoro e alla meritocrazia. Alcune delle aziende migliori spiccano per i permessi no limits, per la consulenza nell’affrontare problemi personali dei lavoratori, per l’assistenza medica gratuita, per i servizi interni di benessere, market e take-away. Queste aziende non fanno altro che sopperire al welfare statale, sempre più a corto di risorse quasi a ogni latitudine, con un vero e proprio welfare aziendale, che ha indubbiamente un costo, ma che si traduce in un beneficio superiore fino al 70%, in termini di produttività e di performance finanziaria o di azzeramento dell’assenteismo e degli infortuni sul lavoro.

L’aspetto negativo di queste classifiche (almeno per noi) è che non ci sono aziende italiane. Colpa soprattutto della crisi, che le aziende le chiude o le riduce ai minimi termini, ma un po’ anche di un background culturale secondo cui dalle nostre parti molti (non tutti) scelgono di vivere alla giornata e di avere a che fare con i piccoli e più urgenti problemi e ritengono che non sia importante spendere in formazione o investire nelle risorse umane.